«Свойство офиса влиять на отдачу сотрудников и результативность рабочего процесса компании в целом, до сих пор недооценивается большинством работодателей. Ни один тренинг не повысит результативность ваших сотрудников, пока они, приходя на работу, вынуждены «терпеть», вместо того чтобы работать», — такое мнение высказал человек, ежедневно сталкивающийся с различными компаниями и не понаслышке знакомый с последствиями неправильного выбора офиса.
— Нет таких компаний, которым бы в периоды экономической нестабильности работалось легко. Наоборот, в такие периоды все стараются увеличить продажи, снизить издержки и начинают, в первую очередь, с кадрового состава, — говорит начальник отдела продаж «ТВОЯ СТОЛИЦА ∙ Недвижимость для бизнеса» Сергей Войтов.
Но когда возникает необходимость увеличить КПД работников, предпочтение отдается различным бизнес-тренингам: вначале вводным, потом закрепляющим, а потом еще и корректирующим. И зачастую процесс обучения продолжается до бесконечности.
Это происходит потому, что в значительной части случаев дело не в нехватке квалификации сотрудников или их недостаточном желании работать, ведь все они понимают — рабочим местом, особенно в трудное время, необходимо дорожить. Перефразировав пословицу, можно сказать, что зачастую дело не в иголке в стоге сена, а в почему-то не замечаемом бревне, лежащем на виду у всех.
Вы только представьте, с учетом того что на работе каждый из нас проводит большую часть своего времени, если каждый рабочий день будет сопровождаться постоянным дискомфортом, то рано или поздно энтузиазм иссякнет и останется лишь слово «надо». А, если верить результатам зарубежных HR-исследований, то на одном принуждении многого не вытянуть. Скорее, даже наоборот – можно опуститься ниже достигнутых высот.
Приведу наглядные примеры: «молчаливая» бухгалтерия соседствует с шумными «продажниками», и по-другому их рассадить в текущем офисе не представляется возможным из-за особенностей планировочных решений бизнес-центра. В частности, усложняют размещение персонала часто расположенные несущие колонны, острые углы, темные зоны и т.п. Или, в принципе, из-за нехватки санузлов, сотрудники вынуждены думать не о предстоящем важном звонке, а о том, как занять очередь в туалет.
Или, что сейчас очень часто встречается, при выходящих на солнечную сторону окнах, они не предусматривают открытия. И все потому, что офис оборудован «новейшей» системой вентиляции. Тогда спрашивается, почему через несколько часов после начала рабочего дня сотрудники сидят с мокрыми спинами и испытывают нехватку воздуха?
Это лишь мизерная часть того, с чем приходится сталкиваться при попытке разобраться, какой же офис нужен компании. А без четкого понимания потребностей компании, и в частности ее персонала, выбор офиса лишь на основе его класса качества или престижности, как это часто случается при самостоятельном выборе, похоже больше на «слепую» игру в рулетку – повезет или нет. И повезет тому работодателю, чьи сотрудники настроены позитивно и имеют хорошее чувство юмора — тогда заторы в лифтах ими будут восприниматься не как «клетки битвы», а как «место для утренних / вечерних обнимашек».
Продолжая тему офисного юмора, вспоминается, как в одной из компаний, арендовавшей офис с не самым лучшим расположением и недостаточной обеспеченностью парковочными местами, сотрудники друг друга называли «жаваронками», «везунчиками» и «ждунами» — все в зависимости от того, как у них с утра получилось найти свободное парковочное место рядом с офисом. А в ответ на вопрос о местоположении офиса, они с шуткой отвечали — «до него 3 дня на оленях».
Второй распространенный случай – желание снизить затраты на аренду офиса.
— Желание вполне понятное, но зачастую ошибка допускается в том, что рассчитывается только «математика», а потребности сотрудников остаются за кадром. Это как покупать пиджак только исходя из цены и размера. В таком случае, он как минимум может «не сесть» на человека и как максимум доставлять значительный дискомфорт. И редко когда к подобному дискомфорту привыкаешь, скорее наоборот — с каждым днем он начинает лишь увеличиваться. Так вот – офис, это тоже товар, имеющий свои потребительские качества. Но, как и в случае с любым товаром, при выборе офиса есть много различных нюансов, которые следует знать и учитывать. На практике это означает, что планировка, площадь и функциональное наполнение офиса должны позволять не только разместить всех сотрудников в соответствии с налаженным рабочим процессом, но также и создать для них все условия, чтобы они в течение рабочего дня выкладывались «по полной».
Потребности персонала и требования рабочего процесса зависят от специфики работы компании. В частности:
- сфера деятельности;
- количество сотрудников и величина времени, проводимая ими в офисе;
- какого рода обязанности у специалистов;
- насколько деятельность одних «раздражает» других;
- и т.д. и т.п.
Условно: те, кто работает больше по отлаженным процессам и «вечно загружены», скорее всего не поймут, почему «креативщики» либо «продавцы» могут позволить себе «разговаривать» пол-дня, а потом получать в 2 раза больше за свой тяжкий труд.
Возвращаясь к уменьшению затрат на аренду, стоит озвучить среднюю стоимость затрат на переезд – порядка 45 USD из расчета на одно рабочее место. И даже эта цифра – лишь приблизительная «математика», потому как есть еще и иные «затратные» аспекты, присущие той или иной компании. Отсутствие тщательного анализа потребностей компании в погоне за арендной экономией может оказать «медвежью услугу».
Третье распространенное заблуждение — выбор офиса только на основании его классности и «статусности».
— Очень часто от компаний можно услышать, что они ищут новый офис потому, что предыдущий оказался не совсем тем, что они себе представляли в самом начале, – поясняет Войтов. – Опять же это происходит из-за того, что большое влияние на арендаторов и покупателей оказывает то, как офис преподносится собственником.
При этом каждый собственник относится к своему офисному объекту с особым трепетом, будь то целый бизнес-центр или отдельный кабинет.
Именно поэтому значительная часть рекламных объявлений содержит отметку о принадлежности продаваемого или сдаваемого в аренду офиса к классу качества «А».
Самое распространенное искажение действительности — это когда безосновательно сдаваемый в аренду офис причисляется собственником к классу качества «А». Сергей Владимирович приводит пример одного из подобных объявлений: «Офис класса «А» на первом этаже жилого дома в проходном месте». И это при том, что понятия «офис класса «А» вовсе не существует. Есть лишь бизнес-центры класса «А», которые в свою очередь могут иметь одного или, в исключительных случаях, двух собственников, – продолжает Войтов. — Всего бизнес-центров, соответствующих классу «А», на начало июля 2017 г. в г. Минске насчитывалось только три: на ул. Интернациональной,36, на ул. Мясникова, 70 и ул. Толстого, 10 («Titul»).
Чтобы исключить подобные ситуации и привести рынок к одному, понятному для всех знаменателю, в прошлом году мы разработали классификацию бизнес-центров. С ее помощью каждый из участников рынка (арендатор, собственник, покупатель, продавец, девелопер) может сориентироваться, чего ждать от того или иного офиса и что скрывается за так часто встречающимися буквами классности «А», «В+», «В» и «С».
Приведу реальный пример подхода к поиску офиса со стороны международной компании, чей wish-лист насчитывал более 80 различных по значимости требований к офису: вентиляция, форма офиса, система кондиционирования, контроль доступа и даже особые требования к помещению для приема пищи. Как показали их самостоятельные поиски, отвечающие требованиям офисы не так то просто было найти даже в недавно вышедших на рынок современных бизнес-центрах. В процессе поиска компания, в частности, столкнулась с тем, что в объявлениях заявляется одно, а по факту, при осмотре офиса, оказывается иное. Именно поэтому они обратились к нам, чтобы не заниматься «не профильной» для себя работой и тем самым избежать потерь времени своих специалистов и лиц, принимающих решения.
Приведенный пример наглядно показывает, что всем компаниям, стоящим на пути поиска офиса, в первую очередь необходимо четко определить наиболее значимые критерии выбора. Именно на это мы ориентируем всех наших агентов – понять истинные потребности клиента. И сейчас каждый наш агент уже имеет примерный перечень наиболее часто встречающихся требований той или иной компании в зависимости от профиля ее деятельности. Ведь без этого, ориентируясь лишь на рекламные заявления собственников, процесс выбора офиса становится похож на гадание на кофейной гуще. Да-да, именно так, поскольку выбор офисов сейчас очень большой – от зданий старых НИИ до современных бизнес-центров. Поэтому необходимо максимально абстрагироваться от навязываемых «рекламой» преимуществ и сконцентрироваться на тех факторах, которые важны для компании. В частности, проанализировать, чего не хватало в предыдущем месте размещения, возможно, даже провести опрос среди сотрудников на эту тему.
Подытоживая, хочется посоветовать компаниям при выборе офиса принимать во внимание не только «математику», помнить об уникальности каждой компании – ее рабочих процессах, сотрудниках и т.п. Из нашей практики поиска офисов для арендаторов различной величины и профиля деятельности скажу, что, помимо таких базовых критериев, как площадь, местоположение и цена, не менее важно обращать внимание на планировку, количество санузлов, наличие помещения для приема пищи, возможность открывания окон, создания на этаже изолированного под компанию пространства и т.п.
