Согласно законодательству, условия железнодорожных перевозок должны оговариваться специальным договором. Предмет договора должен определять условия, при которых железная дорога обязуется доставить груз грузополучателю. В договоре должны быть определены сроки доставки грузов, а также их сохранности.
Кроме договора, должны быть оформлены и ряд других документов. Это транспортная накладная, железнодорожная квитанция, дорожная ведомость.
Законодательством предусмотрены случаи, когда перевозка грузов железнодорожным транспортом должна осуществляться только под надзором грузоотправителя. Если грузы перевозятся под надзором, то тогда в транспортной накладной указывается следующее: количество сопровождающих, их фамилии, данные паспорта, номер командировочного удостоверения.
Для перевозки грузов насыпью делается специальная пометка в транспортной накладной. В ней указывается, что такой груз должен перевозиться насыпью. Кроме этого, в этой же накладной должны указываться типы вагонов, в которых этот груз допускается перевозить.
Если перевозятся смерзающие грузы, то это также указывается в накладной. Причем грузоотправитель должен точно указать характер груза. Кроме этого, в накладной указываются меры предосторожности. Если при указании характеристик груза будут допущены ошибки, то грузоотправитель штрафуется. Размер штрафа составляет пятикратный размер стоимости перевозки.
При международных перевозках, грузы, кроме перечисленных документов, должны сопровождаться еще и передаточной ведомостью. В комплект передаточной ведомости входят также приложения. Это необходимые накладные, разрешения на ввоз и вывоз, фактуры-спецификации. При пересечении таможенной зоны должно быть произведено таможенное оформление: должны быть оформлены и предоставлены для таможенного контроля таможенные документы.
Особые требования предъявляются к перевозке опасных грузов. Если грузоотправитель намеревается железной дорогой перевести опасный груз, он обязан не менее чем за 24 часа отправить на станцию отправления весь комплект заполненных документов.
При перевозке взрывчатых грузов, независимо от объема партии должна быть заполнена отдельная накладная по форме ГУ-27.
Если перевозятся взрывчатые грузы в специальных военных вагонах в сопровождении представителей грузоотправителя или получателя, то должна быть составлена накладная по форме ГУ-27е.
На начало загрузки взрывчатых грузов и их перевозку выдается специальное разрешение. Такое разрешение выдается только директором станции или его заместителем. В разрешении обязательно должно быть указана дата загрузки, время прибытие груза, а также сроки погрузки и разгрузки груза.
