«Лучше день потерять, потом за пять минут долететь!» – основной вывод сессии «Новые технологии в работе юридического департамента», проходившей в рамках Международного конгресса юридических служб LawSpring-2016

03.05.2016 11:07
Архив Редакция

Как упростить работу юриста, сократить время работы с «текучкой», автоматизировать бизнес-процессы – об этом и многом другом говорили спикеры и участники конгресса.

Снежана Михасюк, начальник юридического бюро ОАО «Брестский мясокомбинат»: «Претензионная работа – это зачастую механическая работа, и юрист может потратить свой интеллект, свои силы на более значимые задачи».

На предприятии в 2010 г. внедрена система 1С, которая изначально была призвана автоматизировать работу централизованной бухгалтерии и не была связана с юридической службой. Всего у предприятия 1500 контрагентов на внутреннем рынке, все они наши покупатели, поэтому проблема работы с дебиторской задолженностью всегда стояла остро. Необходимо было упростить эту работу. Мы решили, что не совсем правильно, чтобы работой по взысканию дебиторской задолженности занималось именно юридическое бюро, поскольку с покупателями работает непосредственно отдел продаж. IT-компания совместно с работниками юридической службы разработала ПО, интегрированное в систему «1С: Предприятие», которым сейчас пользуются юридическая служба и отдел продаж. Программу мы разрабатывали около двух месяцев, и столько же времени мы ее тестировали. Кроме того, на предприятии есть Положение о договорной работе, Положение о работе с дебиторской задолженностью, в которых пошагово описан порядок предъявления претензии контрагенту. 

Функции этой программы:

  • автоматизированный учет мероприятий, осуществляемых в рамках претензионно-исковой работы (претензионная работа, составление приказных заявлений, ликвидация, списание задолженности и т.д.);
  • исчисление процессуальных сроков;
  • автоматизированная система уведомления об истечении таких сроков;
  • автоматический расчет размера основного долга, пени и процентов за пользование чужими денежными средствами с учетом условий договора и размера ставки рефинансирования;
  • автоматизированный процесс составления претензионного письма/искового заявления.

Кроме того, в случае просрочки оплаты программа позволяет поставить «стоп-отгрузку» контрагенту и отгрузка товара становится невозможной.

В результате мы добились:

  • значительной экономии времени (составление претензии занимает до 15 минут);
  • передачи полномочий по составлению претензионных писем от юристов отделу продаж. Составлением исков занимается юридическое бюро также с использованием системы;
  • отсутствия вычислительных ошибок.

Разработка программы обошлась недешево, но в результате мы добились значительной экономии времени и денежных средств.

 

Андрей Старжинский, юрист ООО «Хьюмен систем»: «Для того, чтобы поезд поехал, необходимо поставить на рельсы все вагоны».

У нас на предприятии автоматизация произведена комплексно. Наша система сделана на основе «1С: Управление торговлей», она постепенно надстраивалась, дорабатывалась, перерабатывалась и сейчас представляет собой уникальное решение.

На каждого контрагента заводится специальный профиль, который содержит как контактную информацию, так и заказы клиента, все его договоры, реализации, оплаты, телефонные переговоры и т.д. Также есть информация о том, какие акты выставлялись клиенту, их содержание, как производились оплаты, и прикрепленные файлы (документы). 

В систему всю информацию вносит отдел по работе с клиентами. Договоры не делаются вручную. Есть «Справочник шаблонов», в котором около 30 типовых шаблонов. В них имеют право вносить изменения только специально уполномоченные лица. С помощью этого справочника сотрудник отдела продаж на основе заполненного им заказа клиента в течение 5 минут выводит договор на печать. Если в договор необходимо внести индивидуальные изменения либо если договор нетиповой, то тогда к работе подключается юридическая служба. По нагрузке у юриста в месяц максимум 10 договоров, при том что компания заключает тысячи договоров. 

Чтобы собрать полную информацию о контрагенте, о том, нарушил ли он сроки оплаты, не нужно ходить в бухгалтерию за накладными, искать договор в архиве в канцелярии, все есть в системе. Соответственно, претензионная работа также очень ускоряется.

Как только документ поступает в компанию и отсканирован, в системе появляются задачи тем специалистам, в чьей компетенции находится решение этого вопроса (отдел продаж, юрист и т.д.), сроки выполнения. Система отмечает, когда сделано то или иное действие, просрочено ли оно. Можно написать комментарий, послать другому работнику сообщение, связанное с этой задачей, либо поставить встречную задачу. После выполнения задачи в карточку контрагента добавляется, например, исходящее письмо, выставляется его статус и задача для отдела по работе с клиентами это письмо распечатать, подписать у руководства и отправить. 

В системе сохраняется вся история взаимоотношений с контрагентом. Это позволяет каждому работнику иметь полную информацию.

Когда мы разрабатывали Положение о работе с дебиторской задолженностью, мы решали, во-первых, задачу автоматизации процесса работы по взысканию, во-вторых – задачу сохранения клиентов. 80% долгов взыскиваются путем переговоров или после выставления претензии. В системе можно сделать акт сверки, произвести расчеты.

Благодаря такой автоматизации у юриста есть возможность заниматься другими вопросами.

 

Екатерина Дёмина, директор департамента корпоративного управления ЗАО «Белагро Бел»: «Если какой-то вид или тип договоров ваши юристы готовят более 5 раз в течение месяца – такие договоры надо автоматизировать».

Все типовые договоры у нас автоматизированы на базе 1С, ими занимаются соответствующие подразделения (отдел закупок, отдел продаж и пр.). Каждый специалист отдела самостоятельно формирует договор из программы, выбирает, автоматически присваивает номер или вносит номер клиентской версии, печатает договор и передает его клиенту, сканирует полученную от клиента факсимильную копию договора, организует передачу документов для отправки наземной почтой. Задача юридической службы – следить за актуальностью договора, раз в год на основании получаемой в течение года обратной связи от специалистов и клиентов (из протоколов разногласий) корректировать шаблонные договоры, исходя из требований бизнеса. 

Вместе с тем через юридическую службу проходят большинство нетиповых договоров, которых очень много (например, за четыре месяца этого года их уже 6000). Исходя из большого наплыва договоров и сложностей в согласовании, встал вопрос о необходимости автоматизации процесса. Предпосылками автоматизации стали:

1) большое количество нетиповых договоров, заключаемых ежедневно;

2) территориальная распределенность участников договорных процессов (наши предприятия, филиалы находятся в Беларуси, России, Казахстане, Украине);

3) множественность уровней согласования (в том числе в корпоративном центре компании);

4) ручной контроль процесса при значительном количестве контролируемых параметров.

Нам было необходимо увеличить скорость согласования договора с двух дней до двух часов, обеспечить простоту использования системы и доступ к ней из любой точки мира в режиме 24/7.

Раньше мы использовали систему «Канцлер», но отказались от нее из-за отсутствия мобильности. Сейчас мы работаем в системе «Битрикс24», что очень удобно: в режиме реального времени можно войти в систему, отслеживать свою работу и работу своих специалистов.

В программу договор может загрузить как юрист, так и другой специалист, который хочет этот договор проверить и согласовать. После этого вносится информация о контрагенте, прописываются детальные условия договора, заполняется необходимая дополнительная информация по договору и указывается список пользователей, которые этот договор должны проверить, согласовать, зарегистрировать и кому этот договор должен быть отправлен на ознакомление, то есть запускается определенный бизнес-процесс. Участникам приходит уведомление о процессе. Ответственное лицо может согласовать, отклонить, оставить комментарий. Все действия с документом можно отследить. После того, как договор подписан, идет синхронизация Битрикса и 1С и договор автоматически вносится в 1С.

У нас автоматизированы все бизнес-процессы с документами: входящие, исходящие письма, доверенности, локальные документы компании, контракты, трудовые договоры – все находятся в «Битрикс24».

Для постоянного развития и совершенствования юристу нужно время. Время на изучение новшеств законодательства, время для анализа ситуации, для взвешенного принятия решений. Потраченное на создание системы время однозначно стоит тех результатов, которых мы добились. 

 

Справка

Международный конгресс юридических служб LawSpring-2016 – знаковое для юридического сообщества Беларуси мероприятие, которое объединяет руководителей юридических подразделений и юристов для открытого диалога, обмена опытом по вопросам построения эффективной работы юридической службы предприятия в условиях экономического кризиса, управления юридическими бизнес-процессами, автоматизации и использования новых технологий в работе юридической службы.