Любая деятельность предполагает и тяготеет к организации. Владелец бизнеса на подсознательном уровне стремится к тому, чтобы сделать работу контролируемой и уйти от хаоса и неопределенности. Сложность заключается в том, что очень часто владелец вносит изменения интуитивно, не имея правильной технологии и работающих инструментов. Думаю, аналогия напрашивается сама собой — без молотка крайне сложно забить гвоздь, и эффект будет слабым и недолговечным.
В этой статье я хочу рассказать вам о важном инструменте управления — системе передачи функций и введения человека в новую должность.
В первую очередь введение в должность необходимо при найме нового специалиста.
Каждая компания обладает уникальным набором требований к сотрудникам и, конечно, спецификой работы, функциями, которые необходимо выполнять.
Обязанности и функции маркетолога даже двух компаний, работающих в одной сфере, разнятся кардинально из-за различий воронки продаж, стратегии и тактики.
Также крайне важна должностная инструкция для случаев, когда менеджер идет на повышение до топа. Необходимо проинструктировать и передать функции новому топ-менеджеру и менеджеру, и очень часто это сопровождается хаосом или передачи функций не происходит в принципе. Если работник великолепно справляется со своей должностью, это не значит, что он сразу станет эффективным на следующем уровне. Необходимо прояснить: что требуется от него, чем отличается конечный продукт и цель, какова цель и суть новых обязанностей и функций и каким образом необходимо выстраивать дальнейшую рабочую деятельность.
Поэтому мы, в Visotsky Consulting, рекомендуем составлять подробную должностную инструкцию с описанием всех функций. Вот некоторые из наших рекомендаций для владельцев бизнеса по организации адаптации сотрудника к новой должности:
-
Определите цель должности и ее продукт — новому сотруднику важно понять что от него требуется, чего он должен достичь в итоге.
-
Опишите те успешные действия, которые были выявлены у компании в данном направлении в процессе работы. Наверняка какие-то действия приносили больше результата, чем другие, обязательно запишите их в должностную инструкцию для того, чтобы новый сотрудник не проходил весь путь заново.
-
Запишите все “пароли и явки” — полную информацию обо всех ресурсах, которые помогут в достижении цели поста. Например, пароли от CRM, аккаунтов соцсетей, доступ к гугл-документам и т.п., при этом подробно распишите, как управляться с каждым из них.
-
Новый сотрудник должен наладить рабочие контакты и разъяснить особенности взаимодействия с каждым коллегой, чтобы лучше понять, что требуется от него, а также что он должен получать.
-
Установите испытательный срок. Топ-менеджер или специалист, человек должен доказать свою эффективность на новой должности. Поэтому введите четкие критерии выхода из испытательного срока — задачи, которые должен выполнить работник. Тогда он будет мотивирован именно на достижение результата и быстрее обучится всему необходимому.
В нынешних реалиях необходима не только инструкция, постановка на пост и налаживание контакта, но и повышение квалификации, это безусловно. При повышении от сотрудника до руководителя обязательно должна меняться точка зрения на рабочий процесс.
Частое явление, когда руководитель, не сумев справиться с ритмом, спускается на уровень исполнителя и начинает выполнять его функции. Это приводит к тому, что весь отдел остается без руководителя, как машина без руля. Конечно же, в таком случае авария неминуема.
Если вы видите, что у вас в отделе царит хаос и все попытки навести порядок тщетны , это значит одно из двух: либо у сотрудников нет четкого понимания о функциях и цели, либо руководитель выполняет чужую работу. Обе эти проблемы решаются с помощью грамотной и правильной постановки на пост.
Поэтому наладьте найм, адаптацию и построение персонала таким образом, чтобы ваши сотрудники знали и понимали, что от них требуется. Тогда ваши бизнес-процессы станут контролируемыми и систематизированными, а результаты — надежными, стабильными и прогнозируемыми.
Алёна Шипош, управляющий партнер Visotsky Consulting
