Что скрывается за аббревиатурой ЭСФ?

10.11.2021 00:31
ИНФО Редакция

Перечень бумаг, входящих в обязательный документооборот любого предпринимателя, не так уж и велик. Тем не менее, запутаться в бесконечных аббревиатурах и сокращениях не составит и труда особенно тем, кто ранее не сталкивался с подобной сферой. Данная статья поможет вам сократить этот список на один термин: прочитав ее, вы узнаете, что такое ЭСФ и для кого он необходим.

ЭСФ или электронные счета-фактуры — это по сути своей электронный вариант обычных счет-фактур. В свою очередь счет-фактура относится к закрывающему типу документов и используется тогда, когда одна сторона сделки приняла оплату от другой. Например, моя компания обращается к другой за тем, чтобы определенный тип работ выполнили ее сотрудники. Если меня устраивает результат, то после выполненных работ я произвожу оплату. При получении установленной суммы компания-исполнитель фиксирует этот факт при помощи счет-фактуры и предоставляет мне этот документ. Его я могу использовать как доказательство расход денежных средств перед налоговой службой. Для этого счета-фактуры должны содержать в себе данные о вступивших в сделку компаниях, о количестве выполненных работ или проданных товаров и их стоимости.

Все электронные счета-фактуры обладают строгой формой заполнения. Как правило, эта форма предусматривает заполнение десяти разделов. Однако. не стоит этого боятся. Дело в том, что существенная часть этих разделов для электронных счетов-фактур носит чисто информативный характер. Другими словами, их не требуется заполнять.

ЭСФ от своего бумажного собрата почти ничем не отличается. У нее такие же задачи, которые выполняются немного другим путем.

От отправителя электронные счета-фактуры отправляются в ИС* ЭСФ. Там они проверяются, обрабатываются и хранятся. И только после этого документ попадает к получателю. Таким образом, благодаря хранению данных в ИС ЭСФ исчезает необходимость в содержании бумажных образцов.

*ИС ЭСФ — это информационная система Комитета Казначейства МФ РК.

Процедура отправки выписки ЭСФ получателю на портале ИС ЭСФ

Если сравнивать бумажные счета-фактуры с электронными, то вторые обладают рядом преимуществ.

ЭСФ в ИС моментально доходит до своего получателя, не покидая сервера.
Для работы с ЭСФ используется электронная цифровая подпись, что облагает документ юридической значимостью.
Все операции на портале ИС ЭСФ проходят посредством криптографически защищенных каналов.
Работать с ЭСФ для бизнеса можно в любое удобное время через приложения ИС ЭСФ или по адресу esf.gov.kz.
Электронные счета-фактуры легко оформляются и отправляются адресату через портал. Аналогичным образом функционирует электронная почта, с которой знаком каждый пользователь сети.
ИС ЭСФ в Казахстане регулярно обновляется, а также имеет возможность интеграции с различными системами, например, с ТИС (трехкомпонентная интегрированная система).
Все документы хранятся в ИС ЭСФ, поэтому нет необходимости хранить у себя их бумажные аналоги.
Подтверждение от адресата о получении ЭСФ не требуется.
Электронные счета-фактуры для Казахстана

Изначально счета-фактуры можно было выписывать как в бумажном, так и в электронном виде. Если вами выбирался первый вариант, то все документы нужно было хранить у себя, чтобы предоставлять их в случае проверки. При ведении документации в электронном виде учет по ЭСФ не требовался, так как все данные автоматически сохранялись в информационной системе. Так было до 2019 года.

В 2019 году предпринимателей обязали работать по выписке ЭСФ, то есть бумажные счета-фактуры остались в прошлом. Конечно, есть и исключения из этого правила, но к ним мы вернемся чуть позже.

Для работы в информационной системе МФ РК существуют специальные приложения ИС ЭСФ:

портал ИС ЭСФ,
offline-приложения ИС ЭСФ, которые устанавливаются по ссылке https://esf.gov.kz:8443/esf-web/login
Итак, осуществлять выписки ЭСФ по законодательству Республики Казахстан обязуются предприниматели, которые входят в список. Однако, из года в год количество таких компаний увеличивается. Перечислим несколько из них.

Компании, являющиеся экономическими операторами Республики Казахстан в таможенном деле.
Таможенные представители.
Перевозчики таможни.
Налогоплательщики, которые владеют складами временного хранения товаров.
Участники электронной торговли при реализации товаров или услуг электронным способом.
Все те компании, которые стоят на учете НДС. Обратите внимание! Даже если, вы не выплачиваете налог на добавленную стоимость, вы обязаны работать с ЭСФ в том случае, если сумма сделки превышает 1 000 МРП (2 917 000 тенге по установкам в 2021 году). Выписка ЭСФ не понадобится, если в роли покупателя выступает компания, применяющая налоговый режим на основе патента, упрощенной декларации, а также если эта компания занимается крестьянским или фермерским хозяйством.
С полным списком предпринимателей, которые для работы обязаны использовать электронные счета-фактуры, можно познакомиться здесь, в разделе Налогового кодекса РК.

Что нужно для работы с ИС ЭСФ в Республике Казахстан?

Для начала компании необходимо получить свидетельство о регистрации от Национального удостоверяющего центра Республики Казахстан (ЭЦП НУЦ РК). После чего нужно обеспечить бесперебойное подключение к Интернету, без которого выписывать ЭСФ или акты выполненных работ онлайн невозможно.

Когда все условия созданы, происходит настройка приложения ИС ЭСФ и последующая регистрация нового пользователя в информационной системе электронных счетов-фактур. Если при регистрации участвуют физические лица, им достаточно иметь ЭЦП. Иначе дела обстоят с ТОО. Таким предпринимателям потребуются:

ключ юридического лица, который оформлен на первого руководителя организации;
ключ первого руководителя (RSA).
Как выписывать электронные-счета фактуры?

Представляем вашему вниманию подробный алгоритм процесса выписки ЭСФ.

В приложении ИС ЭСФ или при помощи интегрированной с ИС ЭСФ учетной системы поставщик заполняет счет-фактуру по утвержденному МФ РК образцу.
После предварительной проверки внесенных данных документ подписывается с помощью ЭЦП и отправляется в ИС ЭСФ.
Далее на основании установленных нормативов происходит процесс проверки электронных счетов-фактур, а точнее указанных в них данных: показатели ЭСФ, регистрационные данные как поставщика, так и заказчика и т.д.
При отсутствии ошибок документ успешно проходит регистрацию в ИС ЭСФ. За ним закрепляется индивидуальный номер регистрации, а затем он отправляется к получателю. В случае обнаружении ошибок документ не доходит до адресата и его регистрация в ИС ЭСФ не осуществляется. Тогда поставщик повторяет операцию, выписывая новую ЭСФ и отправляя ее в систему. Новому документу присваивается статус «Исправленный», а прежний вариант удаляется из системы.
Виртуальный склад в ИС ЭСФ

Виртуальный склад (сокр. ВС) — это специальный модуль, встроенный в ИС ЭСФ, с помощью которого можно дистанционно контролировать перемещение товаров на складе. ВС позволяет государству следить за движением интересующего товара с момента его прибытия на территорию Республики Казахстан, включая его производство внутри страны, до его реализации. Таким образом, налогоплательщик обязан все операции с товарами из ВС отражать на портале. Для этого в модуле ВС формируются документы по списанию товаров, их производству, комплектации и проч. Часть из операций отражается автоматически без участия человека.

Отметим, что перечень товаров, входящих в виртуальный склад, составляется Комитетом государственных доходов МФ РК. Список это меняется в зависимости от разных причин.

Важные даты для работы с электронными счетами-фактурами

С 1 апреля 2021 года список работающих по выписке ЭСФ расширился. В него вошли международные перевозки и товары ВС. Для привыкания к новому требованию государство запустило пилот. Другими словами, бизнесу дается время для того, чтобы он смогу научиться работать с новым обязательным условием.
С 1 января 2022 года планируется отменить выписку ЭСФ по импортированным товарам, товарам из ВС и из перечня изъятий за один день.
Выписка бумажных счет-фактур и их применение

Законодательство страны учитывает возможность выписки счет- фактур не на портале ИС ЭСФ, а на бумажном носителе. Такие случаи рассмотрены во втором пункте статьи №412 Налогового кодекса Республики Казахстан. К ним относятся следующие ситуации.

«Отсутствие по месту нахождения налогоплательщика в границах административно-территориальных единиц РК сети телекоммуникаций общего пользования». Когда предприниматель не может позволить себе ЭСФ по причинам от него не зависящим, тогда он ведет документооборот на бумажном носителе. С перечнем мест без сетей телекоммуникаций можно ознакомиться на сайте Комитета государственных доходов МФ РК. Здесь важно отметить, что МФ РК регулярно вносит изменения в перечень, поэтому его лучше периодически перепроверять.
В связи с возникновением технических ошибок на портале ИС ЭСФ. При этом предприниматель не может голословно заявить, что выписка ЭСФ в ИС отсутствует по причине самой системы. Только на основании подтверждения ошибки от уполномоченного органа у него появляется такое право*. Далее после того, как работа в информационной системе будет налажена, предприниматель должен в течение 15 календарных дней зарегистрировать бумажную версию счета-фактуры. Обратите внимание! Предприниматель обязывается не выписать новую ЭСФ, а зарегистрировать имеющуюся у него на руках бумажную выписку.
*Получить подтверждение о сбоях в работе ИС ЭСФ в Казахстане можно получить, обратившись в техническую службу поддержки информационной системы [email protected] Кроме того, для удобства пользователей информация о периодах сбоя работы системы публикуется на портале Комитета государственных доходов МФ РК.

В каких случаях ЭСФ не выписывается?

Законом также предусмотрены случаи, когда ЭСФ не выписывается вовсе. Эти случаи прописаны в 412 статье 13 пункта Налогового кодекса. К ним относятся:

реализация товаров, работ или услуг посредством наличных средств с передачей ККМ чека покупателю;
при приеме оплаты с помощью оборудования, предназначенного для проведения платежей банковскими карточками, за продажу товаров, работ или услуг;
оплата коммунальных услуг и услуг связи через банки второго уровня;
оформление поездки физического лица на воздушном или железнодорожном транспорте с помощью бумажного или электронного билета;
передача товара на безвозмездной основе лицу, которое не является предпринимателем;
оказание услуг по финансовой части;
предоставление услуг по части игровой сферы деятельности: казино, игорные автоматы;
услуги букмекерской конторы.
ЭСФ необходимо выписать по просьбе покупателя даже в случае, когда вид деятельности компании относиться к приведенному списку. На основании закона потребитель в течение 5 лет после совершения операции имеет право обратиться с подобной просьбой, и тогда продавец не может ему отказать.

Административные наказания за нарушения правил работы с электронными счетами-фактурами

В рамках административного кодекса РК установлены меры наказания за нарушения касательно работы с ИС ЭСФ.

Если ЭСФ в течение года не была выписана только один раз (т.е. одно нарушение за год), то нарушителю приходит предупреждение. В случае повторении ошибки мера наказания ужесточается. В зависимости от вида бизнеса (малый, средний или крупный) предприниматель обязуется выплатить штраф за отсутствие выписки ЭСФ:

малый бизнес — 40 МРП (116 680 тенге);
средний бизнес — 100 МРП (291 700 тенге);
крупный бизнес — 150 МРП (437 550 тенге).
Также штрафом облагается и несвоевременная выписка ИС ЭСФ. Если ЭСФ на товары или услуги не была выписана в срок предприниматель получает предупреждение за первое подобное нарушение в течение года. В случае повторного нарушения бизнесмену выписывается штраф:

малый бизнес — 20 МРП (58 340 тенге);
средний бизнес — 50 МРП (145 850 тенге);
крупный бизнес — 100 МРП (291 700 тенге).
*Расчеты произведены, исходя из ставки МРП в 2021 году: 1 МРП = 2 917 тенге.

Как обезопасить свой бизнес от штрафов за ИС ЭСФ?

Для успешной реализации товаров, работ и услуг можно использовать разные приложения, но далеко не все из них могут оказать помощь в ведении документооборота. Уникальным решением этого вопроса является ТИС Prosklad.

ТИС Prosklad — это система, которая состоит из трех элементов: POS-терминала, онлайн-кассы Nurkassa и системы учета товаров Prosklad. Взаимодействие всех элементов позволяет успешно выполнять огромное количество функций, к которым относится и работа с ИС ЭСФ.

Таким образом, с помощью современных технологий выписывать ЭСФ можно легко и просто, буквально в пару кликов. Кроме того, ТИС отлично работает с СНТ, аналитикой продаж. ведением отчетности и т.д.

Смотрите больше на темы: