Как контролировать работу удаленных специалистов

25.01.2021 18:09
ИНФО Редакция

U-jk6EYqqMR6Vy75pP07sa8XIgIbKzhL63engIHnYF6RjuGqmywqCVWiPJJ1RJssZkVp0Oi1QXtM8sAM5PosB7ssog8bjjqwjOzHeyPaXmWeUl8iQT-e3C72OpL4a_xUlZ0v7xpU

Контроль сотрудников, которые трудятся удаленно, крайне важен для руководителя любого уровня. Потому что эффективность работы специалиста зачастую снижается, когда он не находится в офисе под непосредственным надзором начальства.

Контроль рабочего времени сотрудников, переведенных на удаленку, позволяет избежать снижения производительности. Ведь даже если у работника сдельная ЗП, сидя за компьютером дома, он уже не будет выкладываться на все сто. Просто потому что его никто не контролирует. Это базовая психология, но вопрос решаемый.

Основные методы контроля сотрудников на удаленке

Всего таких методов два. Первый – метод контрольных точек. В этом случае нет полного мониторинга рабочего времени удаленных сотрудников. Работодатель лишь отслеживает значимые вехи и основные этапы процесса, например – решение промежуточных задач.

Потенциально это позволяет соблюдать сроки и вовремя принимать корректирующие управленческие решения. Подход можно реализовать в организациях с небольшим количеством персонала, но даже там он работает далеко не идеально.

Второй способ – непрерывный мониторинг. В этом случае для контроля используются специализированные приложения. Руководитель в любой момент времени точно знает, чем занимается тот или иной сотрудник на удаленке. Просматривая автоматически генерируемые отчеты, он видит, сколько часов специалист потратил на решение той или иной задачи, какие сайты он открывал, какие программы запускал, о чем переписывался в рабочих чатах.

Непрерывный мониторинг на порядок эффективнее метода контрольных точек, особенно если ПО может реагировать на несанкционированные действия работника. Например – он открыл запрещенный сайт, программа сделала скриншот и тут же выслала его начальнику.

ПО, позволяющее организовать контроль за сотрудниками, работающими вне офиса

Qe303O9DaJ-y0Gr1sYN3q06TMZAsw3Nhj7QqU54dK-LSUx6zTbs0fapdpnyjWNuWRpCiSmnmnS-I7aGFME8Iw_aZCaddp7Q5uRAHoD_y1S9x8zw0Lk7MtP94GOztlzgpw_TXgUEM

Контроль работы удаленных сотрудников с применением специализированных программных решений признается экспертами единственным методом, который помогает действительно эффективно контролировать и организовывать рабочий процесс в условиях децентрализации специалистов. Примеры такого ПО – Bitcop, ActivTrak, Monitask. Какие возможности имеют эти программы?

  • Контроль рабочего времени на примере оптимального решения Bitcop реализуется за счет предоставления руководителю автоматического трекинга задач.
  • В отчетах наглядно видно, сколько времени потрачено на каждую задачу, в какой момент какие приложения и программы сотрудник использовал.
  • Отмечаются прогулы, простои, нарушения рабочего графика и неэффективные действия, например – личная переписка в мессенджере, просмотр видео Вконтакте и тд.
  • Программу можно настроить так, чтобы она блокировала нежелательные сайты или отправляла оповещения руководству.
  • Есть функция автоматических скриншотов рабочего экрана. Скриншоты могут сохраняться через настраиваемые промежутки времени или в ответ на определенные действия.
  • Программа может функционировать в скрытом режиме, она никак не взаимодействует с пользователем и не влияет на работу ПК.

По итогу имеет место не просто проверка удаленных сотрудников и учет их рабочего времени. Это комплексное решение, которое исключает любые непродуктивные действия со стороны специалиста, находящегося вне офиса.

Приложения для организации удаленной работы

jxGZ3pc52AFJ01fzGUEsCZEviBnF70bKjRwuCIBlx02lVT7F04Vjl4s7AxLhuBtpq7DY8HAdXCi3rclArTOS59p4tODLfWNZm4fu-GGJRJL-vO0f3bmmST3AbW0xK4kZ4JX6Vs08

Выше мы рассмотрели возможности решений для контроля рабочего времени сотрудников, действующих удаленно. Но одно дело – контроль, совсем другое дело – организация. Для координации действий специалистов применяются программы четырех типов:

  • Мессенджеры. Примеры – Telegram, Skype, Discord. Нужны для того, чтобы удаленные работники могли кооперироваться, переписываясь в режиме онлайн. Также позволяют пересылать файлы, например – отчеты или рабочие инструкции. Быстро, удобно, бесплатно.
  • Офисные пакеты. Примеры – Google Документы, Office 365, Apple iWork. Это кроссплатформенные сервисы с совместным редактированием в режиме онлайн и оффлайн. Таблицы, презентации, «вордовские» тексты – можно создавать, изменять и скачивать все основные типы файлов.
  • Облачное хранилище. Примеры – Google Диск, Яндекс.Диск, Dropbox. Обязательное решение для координации работы компании – позволяет заливать в облачное хранилище файлы практически любого размера (место всегда можно докупить). Скачивание файлов свободное или по ссылке.
  • Менеджер задач. Примеры – Todoist, TickTick, Notion. Это функционально простые решения для делегирования задач и отслеживания их исполнения. В них удобно работать, можно быстро находить и группировать по фильтрам как задачи, так и исполнителей.

Сюда же отнесем тайм-трекеры, сервисы для заметок, канбан-доски, приложения для видеоконференций. Они тоже помогают эффективно организовать удаленную работу, но не всегда есть необходимость во всех программах сразу. Каждая из них узко специализирована, поэтому решение о целесообразности интеграции того или иного ПО принимается руководством индивидуально, исходя из реальных потребностей компании.

Выводы – как правильно организовать удаленную работу

Контроль сотрудников на удаленке можно осуществлять разными методами. Основные рекомендации сводятся к применению специализированных программ вроде Bitcop. Дополняются такие программы мессенджерами, онлайновыми офисами и облачными дисками. Это современные и функциональные решения, использование которых исключает падение продуктивности компании из-за перевода сотрудников на удаленную работу.