Конечно, основные сведения о человеке приобретаются в ходе собеседования, но первое, что видит будущий работодатель, это резюме и документы рекомендательного характера. Поэтому к составлению такого письма необходимо подойти ответственно, грамотно представив информацию о работнике.
Кому это нужно?
Обычно рекомендации нужны человеку, который устраивается на новое место работы и готовится пройти собеседование. В письме можно описать работника как с хорошей стороны, так и с посредственной или вообще с негативной. Но когда со старым начальством всё в порядке, рекомендация даётся положительная. Такие письма составляются чаще всего, поэтому остановимся на них подробнее.
Составные части рекомендательного письма
Данный документ не сильно отличается от обычных деловых писем. При составлении письма целесообразно отразить следующие данные:
1. Название компании и контактная информация. Это должно присутствовать на официальном бланке или написано самостоятельно.
2. В месте где обычно пишется адрес получателя надо указать, что документ предъявляется по месту требования.
3. Посередине листа прописными буквами пишется «Рекомендательное письмо».
4. Далее указывается текст, который можно разделить на три части: вступление; основная часть; заключение.
5. При наличии у работника почётной грамоты, приказа о премировании или благодарственного документа, надо приложить их к рекомендательному письму и указать в перечне приложения, который составляется после текста.
6. Желательно письмо отдать на подпись генеральному директору, но это зависит от внутренних контактов в организации. Если указанная возможность отсутствует, подписать можно и у непосредственного начальника.
7. Помимо подписи, на документе будет нелишним поставить печать организации. Любой документ, заверенный печатью, приобретает особый статус доверия.
8. Для ещё большей официальности необходимо провести регистрацию письма в канцелярии и присвоить исходящий номер с датой.
После составления письмо необходимо распечатать и поместить в какую-нибудь привлекательную папку для хранения документов (а не в простой файл) и в этом виде подать работодателю. Упаковка не только произведёт впечатление общим внешним видом, но также покажет отношение работника к документам.
Особенности составления текста
Составляется письмо от лица начальника, рассказывающего о своём работнике.
Вступление
Во вступлении, как правило, текст содержит:
— сведения о рекомендуемом лице (ФИО, выполняемые рабочие функции);
— общая оценка работы — коротко.
Данные сведения можно уместить в 1, 2 предложения.
Например — Готов порекомендовать Вам, Степанова Александра Николаевича, исполнявшего обязанности в ООО «Бенефициарий» в должности начальника отдела продаж и проявившего себя трудолюбивым, аккуратным и добросовестным работником.
Основная часть
В основной части необходимо дать общую оценку, описав в подробностях отличительные черты работника. Для этого стоит собрать следующие сведения о рекомендуемом лице:
— периоды работы сотрудника в организации;
— имеются ли у него профессиональное образование, повышает ли он свою квалификацию в соответствии с занимаемой должностью;
— как складывалась его карьера, был ли он повышен в должности;
— обладает ли он знаниями в других отраслях, приближённых к работе;
— принимал ли участие в различных интересных проектах (выступал их организатором), результаты проектов;
— можно ли охарактеризовать сотрудника как гуру в своей отрасли.
После изложенного стоит написать 10 причин, по которым рекомендуемый сотрудник подходит для занятия занимаемой им должности. Так как работник представляется с лучшей стороны, нужно будет указать все его качества необходимые для работы.
Характерные черты, украшающие любого сотрудника
1. Обладание знаниями делопроизводства, трудового права.
2. Знание компьютера, способность работать с различными программами.
3. Хорошо поставленная речь, умение грамотно писать.
4. Способности аналитика.
5. Коммуникабельность.
6. Устойчивость к стрессовым ситуациям.
7. Желание учиться и получать новые знания.
8. Инициатива в работе.
9. Аккуратное ведение дел, содержание рабочего места, опрятный внешний вид.
10. Ответственное и качественное исполнение возложенных задач.
Составляя основную часть письма, надо делать упор на то, что ценно для рекомендуемого работника. Какие качества особенно стоит подчеркнуть, чтобы он был принят на работу. В этом деле главное не переборщить и не написать глупых суждений относительно выполняемой им работы. Поэтому нужно писать только о том, в чём разбирается составитель письма. Или перед тем как подписывать его показать специалистам и услышать их мнение.
При написании письма самим работником одним из эффективных источников данных для него могут послужить резюме коллег по работе, особенно пытавшихся получить работу в занимаемом подразделении или выкладывавших резюме в поисковых сайтах работы.
Стоит обратить внимание, чем козыряют претенденты, выкладывающие резюме для аналогично занимаемой должности. Прочитав их возможно получится добавить в письмо дополнительных сведений, о которых забыл упомянуть или не знал.
Также будет нелишним ознакомиться с описанием интересующих вакансий, так как в них упоминается информация о ценных качествах работника.
Ещё одним источником информации может послужить должностная инструкция на прежнем месте работы. Из неё надо выбрать более интересные моменты.
Полученные сведения необходимо зложить в основной части текста и рекомендательное письмо будет готово.
Например – Степанов Александр Николаевич, осуществлял трудовую деятельность в ООО «Бенефициарий» на протяжении 5 лет. За это время не имел замечаний, выговоров и других дисциплинарных взысканий. Зарекомендовал себя ответственным, добросовестным работником. На работу поступил со студенческой скамьи и сначала работал в должности специалиста отдела. Но уже через 2 года был переведён на должность главного специалиста, а через 4 приступил к исполнению обязанностей начальника отдела.
Степанов А.Н. постоянно совершенствует свои знания, стремится к развитию в профессии, систематически проходит курсы повышения квалификации. Что в свою очередь и делает его тем специалистом, которым он является.
Особыми его качествами являются коммуникабельность, ответственность, планирование времени, профессионализм, опрятное отношение к себе и рабочему месту.
Заключение
В заключительной части обобщается представленная информация, делаются выводы. Одним из основных нужно указать, что работодатель жалеет о расставании со своим работником, но радуется за его продвижение по карьерной лестнице и новое начальство.
Например – Будучи начальником, мне очень жаль, что Степанов Александр Николаевич ушел из нашего коллектива в связи с изменением места проживания. Уверен, что коллеги на новом месте работы примут его с радостью и позволят раскрыть свои лучшие качества.
Итоги
Очевидно, что в составлении рекомендательных писем нет особых сложностей. Но к этому нужно подготовиться, как к любому важному мероприятию. Получив всю необходимую информацию о рекомендуемом лице, составление письма не займёт много времени. Главное все написать правдиво, ведь представленные сведения могут быть проверены.
Все о трудовом законодательстве на GSL News
